Обязательное хранение документов
Ежесуточно в немецких домохозяйствах накапливается значительное количество бумаги. От сертификатов до счетов и страховых документов до выписок со счетов в банке. Но что нужно хранить, как долго и достаточно ли для этого просто цифровой копии? С этим разбиралось немецкое издание Focus-Online на своем сайте.
По данным Bitkom, у каждого жителя страны дома должно быть примерно 8 папок, в которых хранятся наиболее важные документы. Часть из них предписана к «вечному» хранению в оригинале, к ним относятся:
- Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde/Scheidungsurkunde, Kirchenaustrittsbescheinigung
- Testament, Erbschein, Sterbeurkunde von Angehörigen
- Ärztliches Gutachten
- Ausbildungsurkunde, Abschlusszeugnis, Arbeitszeugnis
- Unterlagen zur Rentenberechnung
- Sozialversicherungsausweis
- Beleg über Wohneigentum
- Police für Lebensversicherung
На все эти документы желательно иметь копию, включая «дигитальную». Цифровые копии лучше хранить на внешнем накопителе данных в интернете, как Google Drive.
Есть документы, для которых законом предписываются ограниченные сроки хранения, которые слудет соблюдать и даже иногда превышать на некоторое время в случаях, если, например, документ важен в качестве подтверждения или налоговая декаларация, с ним связанная, была сдана позже установленного срока.
Самый долгий срок хранения предписывается для судебных решений — 30 лет (Gerichtsurteil, gerichtlicher Mahnbescheid, Prozessakten, Unterlagen zu Pfändung, Privatinsolvenz). Как минимум, 11 лет предписывается для хранения налогового уведомления в цифровом виде (Steuerbescheid). В течение десятилетия в бумажном или цифровом виде нужно сохранять документы, касающиеся сдачи в аренду (Vermietung) помещений (жилья), и с этим связанных счетов за услуги ремесленников (Handwerkerrechnungen). Также счета ремесленников предписано хранить 5 лет при строительстве (новостройке) или перестройке жилья (Neu- oder Umbau).
На три года запрет на муккалатуру касается выдержек с банковских счетов (Kontoauszüge), но их можно изначально сразу хранить на этот срок в цифровом виде. Также это распространяется на платежные счета из-за возможных гарантийных и прочих обязательств (Rechnungen, wegen Verjährungsfrist), договоров аренды и протоколов передачи жилья (Mietvertrag und Übergabeprotokoll) — достаточно цифровых копий. А страховые договора – лучше хранить еще 3 года по окончанию срока действия.
При аренде жилья квартиросъемщик должен хранить счета ремесленников в течение двух лет (в бумажном виде или цифровых копиях). Такие же сроки существуют для различных документов по собственному жилью (Belege rund um Eigenheim). Также хранение в течение двух лет распространяется на тех же условиях для договоров покупки (Kaufverträge) и кассовых чеков (Kassenbons) — разумеется, если они имеют какое-то значение (например, покупка мебели, дорогих вещей).
И, наконец, всего лишь год обязательно предусматривается для хранения в бумажном виде или цифровых копиях для квитанций сделанных пожертвований (Spendenquittung), справок банков на сделанные капиталовложения (Bankbescheinigung über Kapitalerträge), уведомлений на подоходный налог (Lohnsteuerbescheinigung) и начислений заработной платы (Gehaltsabrechnung).
Существуют и документы, к которым нет предписаний к продолжительности хранения, однако от них не стоит избавляться сообразно логике (и даже после окончания действия их стоит хранить некоторое время): страховые полисы, расписки, важные сообщения, касающиеся вас и членов семьи. Несколько иные — более расширенные правила существуют для самозанятых (Selbstständige, Unternehmer, Freiberufler). Каждый предприниматель обязан хранить деловые документы в течение определенного периода времени. Подробнее о предписаниях к хранению документов вы можете прочесть в дополнительных материалах к данной статье ниже.
Подготовила Ольга Васильева,
по материалам: chip.de
Газета «Кругозор» №5 (234) май 2023 г., стр. 4
Titelbild: Nitipong168 / Freepik.com
МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ:
Aufbewahrungspflicht: Diese Unterlagen dürfen Sie niemals wegwerfen
Aufbewahrungspflichten für Privathaushalte
Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen
Dokumente beglaubigen lassen: Wann ins Bürgerbüro, wann zum Notar?
ПУБЛИКАЦИИ ПО ТЕМЕ:
